Аутсорсинг: помощь извне

Аутсорсинг: помощь извне

ПЕРЕЛОЖИТЬ НА ДРУГИХ

Аутсорсинг переводится с английского как использование внешнего ресурса и означает передачу функций одной компании другой, имеющей специализацию в той или иной области. Он предполагает отказ от самостоятельного исполнения ряда функций за счет передачи их поставщикам товаров, услуг и другим партнерам. Смысл аутсорсинга заключается в том, что ответственность за организацию и проведение определенной непрофильной для предприятия работы берет на себя сторонняя компания, которая специализируется на этом виде деятельности.

От обычного сервиса аутсорсинг отличает не разовый, а долгосрочный характер. Обычно на аутсорсинг передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности целых систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Результат аутсорсинга — повышение качества конечного продукта или услуги, что и является целью предприятия в условиях дифференцированного спроса.

Сегодня применяется в основном два направления аутсорсинга: производственный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. Производственный аутсорсинг связан с передачей функций по производству, а иногда даже с продажей части своих подразделений другим предприятиям и дальнейшим взаимодействием с ними уже в рамках аутсорсинга.

Аутсорсинг бизнес-процессов основан на передаче одной или нескольких бизнес-функций третьей стороне.

Основными сферами применения аутсорсинга являются: IT-аутсорсинг (ITO) — передача внешней специализированной компании функции по решению вопросов, связанных с разработкой, внедрением и сопровождением информационных систем; аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) — использование мощностей аутсорсера для организации и обеспечения собственных специфических функций и решения бизнес-задач предприятия; аутсорсинг управления знаниями (KPO) — управление процессами, требующими глубокого изучения или серьезной аналитической обработки данных, формирования и управления базами знаний, которые в последующем могут использоваться, например, для поддержки принятия решений. Аутсорсинг применяется и по другим направлениям деятельности в зависимости от потребностей конкретного предприятия.

ПРЕДПОСЫЛКИ И ВИДЫ

В процессе деятельности предприятие иногда приходит к выводу, что некоторые направления для него слишком затратные или обременительные, требуют длительного обучения или наличия определенных материальных и нематериальных активов. Все это нельзя приобрести в одночасье, а можно только получить со временем и благодаря целенаправленным усилиям. Основными причинами, которые побуждают руководство предприятия принять решение об использовании аутсорсинга, могут быть:

  •  необходимость сокращения или реструктуризации предприятия под давлением внешних негативных факторов;
  •  стремление сосредоточить ресурсы на основных видах деятельности;
  •  необходимость повышения качества собственных продуктов и услуг, их соответствия требованиям рынка;
  •  недостаток опыта, отсутствие собственных специалистов в отдельных видах или направлениях деятельности;
  •  высокое качество продуктов и услуг, технологии и ноу-хау, которыми располагает поставщик;
  •  привлекательность для потребителя установления партнерских отношений производителя с конкретными поставщиками комплектующих или услуг.

Однако передача в аутсорсинг части функций предприятия будет целесообразна, если:

  •  независимые партнеры выполнят их лучше и дешевле;
  •  этот вид деятельности не является конкурентно значимым и его передача в аутсорсинг не угрожает ключевой компетенции, возможностям и ноу-хау предприятия;
  •  это снижает риск, связанный с изменениями технологии и/или покупательских предпочтений;
  •  это повышает организационную гибкость и оперативность принятия решений, сокращает время разработки и выведения на рынок новых товаров, снижает издержки на координацию;
  •  это позволяет предприятию сосредоточиться на основном бизнесе.

Как показывает опыт отечественных предприятий, сегодня на аутсорсинг может быть передан любой процесс, но наиболее распространенными считаются следующие объекты аутсорсинга: бухгалтерский учет и расчет налогов, управление заработной платой сотрудников, юридическое обслуживание, обслуживание информационных систем и работа с базами данных, менеджмент персонала, администрирование проектов, маркетинг, реклама, PR, логистика и транспорт, доставка, экономическая, информационная безопасность, производство, продажи, уборка, ремонтные работы и сервисное обслуживание, издательская деятельность, хостинг и обслуживание, разработка программного обеспечения и т. д.

КРИТЕРИИ ОТБОРА

Одним из главных критериев при выборе аутсорсера — его юридический статус. Это связано с тем, что опытные и высококвалифицированные специалисты, как правило, предпочитают работать именно в фирмах. Ведь юридические лица, в отличие от предпринимателей, обычно работают открыто, декларировано. Следовательно, их сотрудники получают гарантированный социальный пакет и достойную заработную плату. Ну а, по мнению многих клиентов — потребителей аудиторских услуг, юридическое лицо по сравнению с «индивидуалами» выглядит надежнее и стабильнее. Следующим критерием является возможность компании-аутсорсера предоставлять комплексные услуги. Например, бухгалтерские, юридические, услуги по программному обеспечению, обучению и выбору персонала. Это связано с тем, что на практике по специфическим задачам бухгалтер и юрист, как правило, работают совместно (договорная работа, налоговые споры и др.). А для установки и обновления бухгалтерских программ используется специалист по программному обеспечению. Еще один немаловажный критерий выбора персонала аутсорсинговой компании —неоднородность возрастных категорий работников. Иными словами, в компании должны быть как молодые энергичные работники, обладающие современными навыками и умениями в нужной предприятию-заказчику сфере, так и более опытные специалисты-эксперты с большим опытом работы. Такое соединение, по мнению специалистов, позволяет оказывать наиболее качественные услуги.

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ АУТСОРСИНГА

Как показывает практика, аутсорсинг обеспечивает ряд существенных стратегических преимущества при сужении бизнеса, а именно:

  •  сосредоточить предприятие на основной функции, сэкономить на снижении издержек и трудоемкости работ;
  •  получить услуги более высокого качества и/или повысить качество услуг за счет привлечения более квалифицированных кадров (привлечение опыта со стороны);
  •  увеличить эффективность работы за счет привлечения более квалифицированного персонала и возможности подмены на время отпусков, перегрузки или болезней;
  •  улучшить инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
  •  обеспечить большую гибкость предприятия в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений. Предприятию будет проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая другие;
  •  ускорить приобретение ресурсов и навыков;
  •  снизить риски и распределение ответственности;
  •  сосредоточиться на операциях, которые эффективно выполняются силами предприятия и которые стратегически целесообразно сохранить под его контролем.

Однако у аутсорсинга имеется и обратная сторона в виде определенных рисков и недостатков. В частности, неправильно распределив направления работы с аутсорсерами, предприятие рискует вывести за пределы своего производства слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях можно утратить те виды деятельности, которые в течение длительного времени обеспечивали ему необходимую прибыль и успех на рынке.

Существует также ряд возможных проблем, связанных с личностью или деятельностью поставщика услуг аутсорсинга, увеличивающих риски, а именно:

  •  аутсорсер может стать финансово нестабильным или обанкротиться;
  •  компания-аутсорсер может быть приобретена другой фирмой, которую не устроят существующие соглашения об аутсорсинге;
  • снижение уровня оперативности и качества работы аутсорсера при выполнении условий соглашения, если он заключил одновременно большое количество контрактов, что затрудняет их выполнение на должном профессиональном уровне;
  • снижение качества услуг до недопустимого уровня вследствие внутренних проблем компании — поставщика услуг.
Специалисты рынка аутсорсинговых услуг определили ряд объективных причин, препятствующих их использованию, в частности:
  •  отсутствие необходимой достоверной информации о возможных поставщиках услуг аутсорсинга;
  •  отсутствие надежного и экономически обоснованного механизма внедрения аутсорсинга на конкретном предприятии;
  •  необходимость сохранения стратегически важных связей с другими субъектами рынка;
  •  возможный риск, связанный с недостаточной квалификацией персонала аутсорсера, ограниченности рычагов воздействия на аутсорсера;
  •  возможный риск утечки информации или повреждения оборудования.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

С юридической точки зрения аутсорсинговые услуги — это, прежде всего, работа по договору. Именно договору необходимо придавать особое значение, поскольку наше законодательство не имеет однозначного определения такого понятия как «аутсорсинг». В зависимости от объема функций, которые передаются внешнему исполнителю, могут заключаться следующие виды договоров аутсорсинга:

  •  договор полного аутсорсинга, по которому в распоряжение исполнителя на время его действия выделяется штат сотрудников и/или определенные активы предприятия-заказчика;
  •  договор частичного аутсорсинга, при котором большая часть функций остается в ведении предприятия-заказчика;
  •  договор совместного аутсорсинга, когда обе стороны выступают партнерами в коммерческой деятельности;
  •  договор промежуточного аутсорсинга, как правило, он применяется в случае, когда предприятие, имея своих специалистов с высоким уровнем квалификации, передает управление подразделениями третьей стороне;
  •  договор трансформационного аутсорсинга, при котором предприятие-заказчик приглашает исполнителя, полностью выполняющего работу подразделения. При этом разрабатываются, создаются и передаются новые конечные продукты.

Договор аутсорсинга может быть разовым, т. е. услуга предоставляется один раз, и больше необходимости в ней не возникает (например, установка программного продукта, проектирование локальной сети, перевозка товара, ремонт помещения). В других случаях договорные отношения могут быть длительными, т. е. предоставление услуги предполагает взаимодействие заказчика и исполнителя в течение определенного периода времени (например, если речь идет не просто об установке программного продукта, а о внедрении информационной системы или определенной прогрессивной технологии). При составлении договора аутсорсинга особое внимание следует обратить на конфиденциальность, т. е. на соблюдение служебной и коммерческой тайны, а также на неразглашение личных данных сотрудников, которые станут известны аутсорсинговой компании. В данном случае большое значение имеют подбор добросовестной аутсорсинговой компании и закрепление в договоре соответствующих гарантий. Кроме того, договор аутсорсинга должен содержать требования, касающиеся квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера, который будет привлекаться к решению задач предприятия-заказчика. Предмет договора необходимо сформулировать предельно конкретно. Для уменьшения налоговых рисков целесообразно в состав договора аутсорсинга включить все существующие условия, предусмотренные законодательством, в том числе предмет договора, порядок выполнения и передачи работ, порядок и условия оплаты услуг. Договор должен предусматривать правильное документальное оформление предоставляемых услуг: счета-фактуры, акты предоставления услуг, подписанные обеими сторонами. Особое внимание необходимо уделить мере ответственности за качество предоставляемых аутсорсинговых услуг и соблюдение сроков сдачи отчетности. Договор аутсорсинга должен предусматривать компенсацию потерь заказчика, понесенных вследствие некачественного выполнения работ компанией-исполнителем. Кроме того, в договоре должна быть предусмотрена ответственность в виде возмещения ущерба либо штрафных санкций. Принимая решение о работе с аутсорсером, следует учитывать успехи и неудачи других предприятий. Немаловажную роль здесь играют консультации специалистов, мнение руководства (собственников, вышестоящего органа) предприятия, экономические расчеты и пр. Многое зависит от того, увидит ли руководство в аргументах в пользу аутсорсинга реальные перспективы и улучшения. Решение об использовании внешней помощи, в частности аутсорсинга, всегда связано с определенным риском. Нередко реальность получения немедленной выгоды в виде сокращения издержек вызывает немалые сомнения. Тем не менее сегодня использование аутсорсинга — это объективное требование времени, один из способов оптимизации расходов предприятия. Таким образом, при правильном подходе применение аутсорсинга может значительно упростить и повысить эффективность деятельности предприятия, так как отпадет необходимость распыляться на незначительные и непрофильные проблемы, хотя и требующие вмешательства. Чтобы забыть о многих проблемах, отбирающих время и средства, иногда достаточно просто заключить договор с подходящей аутсорсинговой компанией.

Источник:http://economist.net.ua/

Перейти в Аутсорсинг Blog

Читателям также нравится...

Обсуждение закрыто.

Клиенты

Где мы работаем

Контакты


Тел.: (096) 167-53-85
Тел.: (067) 537-30-50
Киев, ул. Руденко 6а, офис 616